Gestion du temps et entrepreneurs

Organisez plus efficacement vos journées.

Si dans la vie personnelle, on doit assumer différents rôles au fil de la journée: mère/père, ami(e), épou(x)se, professionnel(le), en tant qu’entrepreneur, la quantité de facettes et de rôles à tenir se démultiplie également ! Gestion du temps et entrepreneurs : être entrepreneur, c’est en effet apprendre à jongler en permanence avec mille idées, avec une longue liste de tâches et de rendez-vous, avec des échéances plus ou moins stressantes et complexes…

La maîtrise du temps est un challenge permanent et quotidien. De plus, ce défi s’accompagne souvent de cette désagréable impression de n’en faire jamais assez.

«Comme entrepreneur, le temps est la seule chose que vous ne pouvez acheter ou emprunter» dit Rony Israel, conseiller d’affaires.  «C’est une ressource que vous devez gérer très soigneusement.»

 

Il existe de multiples articles et ouvrages qui évoquent des règles, conseils, outils permettant de tirer le meilleur parti de son temps et d’organiser son travail de manière plus efficace. Je vous propose ici un rappel de quelques principes essentiels.

 

Gestion du temps entrepreneurs:

Règle d’or: soit vous gérez votre temps…  Soit ce seront les autres qui s’en chargeront!

Conseil nº1: Rester focus

Principe de base : réaliser une tâche en une fois prend moins de temps que de la faire en plusieurs fois. Il faut donc s’efforcer constamment de limiter les interruptions pour rester concentré.

 

Horaires et discipline:

Donner un maximum de cadre à votre vie professionnelle (horaires, lieu de travail, etc.) est la base pour une gestion correcte et plus sereine du travail.

Le temps défile à une vitesse folle et nous sommes soumis a une multitude de taches à réaliser: consulter et répondre à ses mails, faire de la veille sectorielle, développer son réseau, faire de la prospection, obtenir des prix des fournisseurs, rencontrer des clients, gérer la paperasse, …

Pour faire face à ce flot de choses à faire, un objectif clé: fuyez les distractions

Le mail,  le téléphone, les collègues de travail constituent une tentation et une source de distraction constante.

Vérifier sa boîte de mail, réagir à la moindre notification ou appeler un collaborateur sont des formes de procrastination déguisées. Ces activités brisent votre concentration et interfèrent avec le travail important que vous devez accomplir.

 Outils: éliminer les notifications sur son téléphone et/ou ordinateur est une chose facile à mettre en place et avec un impact immédiat sur sa concentration.

Mettre son téléphone en mode avion le temps d’exécuter une tache importante est une astuce simple et finalement pas si compliquée (la terre ne va pas s’arrêter de tourner en 1h et votre business ne va pas s’écrouler non plus!)

Autre outil, la méthode Pomodoro: Cette méthode consiste à subdiviser son temps de travail en tranches productives séparées par de courtes pauses de 25 / 5 min ou 45 / 10-15 min.

Le but est de se concentrer 25 ou 45 minutes en supprimant toutes sources de distraction et puis de se “ reposer”  5 ou 10-15minutes (éventuellement pour vérifier que la terre tourne toujours!)

Cela permet de structurer votre temps de travail et de lutter contre la procrastination. En effet, vous repoussez les tentations habituelles vers les temps de pause (lire vos mails, surfer sur internet, etc.), vous serez donc plus concentré, plus productif et vous avancerez mieux et plus rapidement.

Le temps de pause peut permettre aussi de sortir 5 minutes prendre l’air. S’aérer permet de s’oxygéner et de prendre un peu de recul par rapport aux travail en cours.

Conseil nº2: Mettre des limites

Plus vous avez de temps pour faire quelque chose, plus cela prend du temps, surtout si vous êtes un peu perfectionniste !

Une présentation, une offre, un site web… tout peut être amélioré à l’infini !

Il est indispensable de se fixer des délais précis et raisonnables, des échéances claires : « au plus tard à telle date, j’enverrai mon offre ou ma présentation « en l’état » ».

 

Conseil nº3: Planifier les imprévus

En tant qu’entrepreneur, attendez-vous aux imprévus. Les événements inattendus qui impactent votre  temps sont incontournables.

Les choses prennent toujours plus de temps que prévu et parfois la fameuse Loi de Murphy (loi de l’emmerdement maximum) se révèle très insistante!

Un recours ? Planifier 70% de ses journées.

Certains experts recommandent de réserver une heure le matin et une heure l’après-midi pour «éteindre les feux».

En laissant 30% de marge sur votre agenda, vous pourrez gérer le imprévus avec plus de sérénité, sans cette impression permanente de courir et d’être en retard sur tout.

Si les imprévus restent limités, vous gagnerez 30% de votre temps pour faire plus ou pour rééquilibrer les autres facettes de votre vie (sport, temps pour votre famille, appel à un ami ou tout simplement pour .. RESPIRER!)

Conseil nº4: Reconnaitre ses priorités.

Soit vous définissez vos priorités…soit ce seront les autres qui s’en chargeront!

Il est primordial d’identifier consciemment et de manière pragmatique ce qui est important pour votre entreprise.

En effet, de manière inconsciente, notre cerveau choisira naturellement ce qui est le plus facile ou le plus confortable.  Nous serons donc très actif dans notre zone de confort mais pas forcément toujours très productif.

 

Conseil nº5 : Centrer ses efforts sur l’essentiel

Même si il n’est pas toujours facile de faire le tri entre l’essentiel et le reste, cet exercice de réflexion est pourtant indispensable.

20% de votre travail produit 80% des résultats

Il faut donc se concentrer sur l’essentiel avant tout

 

Très bien!!! Mais comment on fait ???

J’utilise très régulièrement en séance de coaching mentoring pour entrepreneur, la Matrice d’Eisenhower qui permet de distinguer l’important de l’urgent et de mieux planifier et ordonner votre to do List.

Matrice d’Eisenhower pour la gestion du temps pour entrepreneurs

• axe vertical : urgence des tâches
• axe horizontal : importance des tâches

Cette matrice divise ainsi en 4 zones distinctes notre TO DO List

• Activités importantes et urgentes: AGIR  – Tâches à exécuter immédiatement et soi-même
• Actions importantes mais peu urgentes: PLANIFIER –  Tâches à planifier et exécuter soi-même
• Activités urgentes mais peu importantes: DELEGUER –  Tâches à déléguer rapidement
• Tâches peu urgentes et peu importantes: ELIMINER –  Tâches à éliminer, reporter

« Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important » Dwight D. Eisenhower, 34^e président des États-Unis

 

Comment compléter la matrice:

1. Définir les taches précises à accomplir, présentes sur votre To Do List
2. Les placer sur la matrice   Il ne fait surtout pas mettre une tâche sur un même niveau d’urgence (ordonnée) ou d’importance (abscisse)
3. Planifier immédiatement dans votre agenda les taches importantes et non urgentes (élaboration stratégie, prospection, analyse budgétaire, formation…).

«Il est important de réserver ces moments à l’avance, indique M. Israel. Si vous ne le faites pas, le moment venu, une urgence risque de vous forcer à tout reporter ou vous amener à procrastiner.»

 

Quand et comment faire cette matrice?

A vous de voir ce qui vous convient le mieux! Les formules varient en fonction de chacun.

Certains aiment démarrer la journée en dressant une liste rapide des tâches à accomplir.D’autres préfèrent terminer la journée en listant ce qu’ils feront le lendemain. D’autres encore ne s’astreignent à cet exercice qu’une fois par semaine.

Le vendredi après-midi est pour certaines personnes un bon moment pour faire un retour sur ce qu’elles ont accompli durant la semaine et penser aux activités de la semaine suivante.

 

Gestion du temps et entrepreneurs: en bref

1. Rester focus

2. Mettre des limites, deadlines

3. Ne remplir que  70% de son agenda

4. Prioriser en fonction de l’urgent/important

5. Planifier l’important : 20%/80%

6. Déléguer ou refuser le non important

 

Au delà de ces outils et conseils de gestion du temps, il est en amont évidemment indispensable de définir la mission de votre entreprise (coaching entrepreneur).

• Impossible de gérer son temps et ses actions si on ne sait pas où on va!
• Réfléchir très précisément au sens de votre entreprise, à ce qui vous rend heureux, ou vous risquez de perdre l’ADN de votre projet en ne saisissant que les opportunités et en étant en réaction plus qu’à l’initiative des voies de développement de votre entreprise.

Pour plus de détails: Article: définir  le positionnement de votre entreprise

 

 

 

 

 

+ de détails:

Atelier Gérer son temps et ses priorités